에어컨 AS 접수부터 정산까지 통합한 ERP로 고객 대응 시간 50% 단축

01 / THE CHALLENGE

문제의 출발점.

대형 건물과 시설의 에어컨 유지보수를 전문으로 하는 시설관리 기업. AS 접수, 기사 배정, 진행 상태 관리를 모두 수기 장부와 엑셀로 처리하고 있었고, 관리 건물과 서비스 건수가 해마다 늘면서 접수 누락, 기사 배정 지연, 부품 재고 파악 오류가 반복되었다. AS 접수부터 기사 배정, 현장 수리, 부품 재고 관리, 완료 후 정산까지 전 과정을 하나의 시스템으로 통합해야 했고, 이동하며 근무하는 기사들이 스마트폰으로 업무를 처리할 수 있는 모바일 환경이 필수였다. 부품 재고 실시간 파악과 자동 발주 알림, 고객·건물별 AS 이력 관리와 반복 장애 패턴 분석, 월별 정산·매출 분석 자동화까지 요구되었다.

02 / THE APPROACH

업무의 맥락부터, 설계에 담았습니다.

기존 엑셀 파일과 수기 장부의 데이터 구조를 분석해 디지털 ERP 모듈 구조를 설계하고, AS 업무 흐름을 접수, 기사 배정, 현장 진행, 수리 완료, 정산의 5단계로 구분해 단계별 워크플로우를 정의했다. 현장 기사, 내근 관리자, 경영진 등 역할별 기능과 권한 체계를 수립하고, 전환 저항을 줄이기 위해 직관적인 UI 설계에 중점을 뒀다. AS 접수를 실시간 감지해 담당자에게 자동 알림을 보내고, 기사의 현재 위치와 일정을 고려한 최적 배정 알고리즘을 적용했다. 부품 재고와 연동해 재고 부족 시 자동 발주 알림이 발생하며, 작업 내역 기반 정산 자동 계산으로 월 정산 업무를 단축했다. 현장 기사 전용 모바일 뷰로 이동 중에도 배정 확인, 작업 보고, 사진 첨부가 가능하게 했다.

03 / THE PROCESS

작은 검증을 쌓아, 작동하는 시스템으로.

1. 01

   기존 엑셀·수기 장부 데이터 구조 분석과 ERP 모듈 설계

2. 02

   AS 업무 5단계 워크플로우와 역할별 권한 체계 정의

3. 03

   실시간 접수 알림과 위치 기반 기사 배정 알고리즘 구현

4. 04

   부품 재고 연동과 자동 발주 알림 개발

5. 05

   작업 내역 기반 정산 자동 계산 기능 구축

6. 06

   현장 기사용 모바일 뷰 제공 및 운영 전환

04 / THE OUTCOME

숫자와 업무 방식에 남은 결과.

• AS 접수부터 정산까지 전 과정을 웹 기반 ERP로 통합
• 실시간 현황 파악으로 고객 대응 시간 50% 단축, AS 이력 100% 디지털화
• 위치 기반 배정과 부품 재고 자동 관리로 운영 효율 향상과 비용 절감
• 모바일 뷰로 사무실 방문 없이 업무 처리가 가능해져 기사 만족도 향상
• 축적된 AS 데이터 기반 장애 패턴 분석으로 예방 정비 계획 수립에 활용

05 / THE HANDOVER

인도 이후에도, 팀의 자산으로.

접수·배정·진행·정산 통합 웹 ERP, 부품 재고·자동 발주 모듈, 현장 기사용 모바일 뷰. 기존 회계 시스템 연동 인터페이스 포함.